הפניה שנשלחה אינה הפניה שהושלמה. צריך לדעת מי קיבל, מה הועבר ומה קורה עכשיו.

מקור הפנייה, מטרת ההעברה, האדם או השירות שאליו פונים, הסכמה מתאימה, מידע מינימלי להעברה, אחראית ומעקב עד לקבלת תשובה או סגירה.

לא אוטומטית. מעבירים רק מידע שנדרש למטרה שהוגדרה ובהתאם להרשאה, להסכמה ולמדיניות הקליניקה. כדאי לתעד מה הועבר ומתי.

מגדירים מועד בדיקה ופעולה חלופית: תזכורת, חזרה למטופל, בירור מול הגורם או סגירת ההפניה. לא משאירים את המצב כ“נשלח” ללא סוף.

ההחלטה אם להפנות, למי ובאיזה אופן היא מקצועית או ארגונית. מערכת יכולה לעזור לתעד את ההחלטה ואת ההמשך, אך אינה קובעת אותה.

מגדירים מטרה, מסכימים על דרך ההעברה, מגבילים את המידע והנמענים ומתעדים את הפעולה. הודעה נוחה אינה תחליף לתהליך מאובטח ומורשה.